購買パターンモニタリングが、より使いやすく、よりタイムリーにアップグレードされました。

大規模組織では、不審な購買の検知や、コンプライアンスを維持するための監査を、一人の担当者だけに頼るべきではありません。購買パターンモニタリングは、購買状況を目視で確認する負担をなくすために作られた、プライムビジネス Unlimited 限定のツールです。組織の購買状況を自動的に監視し、不審な購買活動があれば、コンプライアンス上の問題になる前に検知します。

購買パターンモニタリングをより利用しやすくし、組織の運用体制に適応させるための、2つのアップデートをお知らせします。

新機能

1. 週次のレポートメール

購買パターンモニタリング、週次のレポートメールを管理者に送信するよう、ダッシュボードから設定できるようになりました。各レポートには、現在フラグが付けられている通常とは異なる購買パターンが含まれます。毎日ログインをして確認することなく、通常とは異なる購買パターンを定期的に確認できます。

このアップデートにより、管理者は購買状況の確認サイクルを自分でコントロールすることが可能です。不審な点をリアルタイムで確認することも、1週間に一度まとめて確認することも、柔軟に選択できます。

この機能は、ダッシュボードからご利用いただけます。

2. 財務およびグループレベルの管理者アクセスを拡張

購買パターンの検出権限は、上位管理者だけに限定すべきではないというご意見をよく伺います。複数の部署や事業部門にわたる購入を管理する組織では、グループ管理者や会計担当者が、各チーム内の何が通常パターンで何が通常とは異なる購買パターンかを最もよく理解しています。

以前は、購買パターンモニタリングを利用できるのはアカウントレベルの管理者のみでした。その結果、組織の上層部で通常とは異なる購買パターンを検知しても、迅速に解決できる担当者に戻す必要がありました。

このアップデートにより、会計担当者およびグループ管理者も購買パターンモニタリングをご利用いただけるようになりました。これは、多数の購買パターンの確認を複数の部門で管理する大規模な組織において、次のようなメリットがあります。

• 通常とは異なる購買パターンへの対応の迅速化：購入業務に最も近い管理者が、アカウントレベルの管理者を介さずに即座に対応できます。

• 状況に応じた適切な判断：自部署の購入傾向を把握しているグループ管理者こそが、本当に通常とは異なる購買パターンなのかを適切に判断できます。

• 説明責任の分担を強化：コンプライアンスの監視を特定の担当者に集中させるのではなく、組織全体で分担できます。

これは、効率的な購買部門が実践する「信頼しつつも、検証する」という運用モデルに向けた大きな一歩です。これにより、適切な担当者が対応できるようになり、さらに購買パターンを確認するための組織の統制が維持されます。

チームの適切なメンバーに権限を拡張したい場合でも 対象の役割に直ちにアクセス権限が付与されるので、お客様側での追加の操作は必要ありません。

何を実現できるか

未承認の購買や不正は、大規模な組織において、最も一般的なコンプライアンス課題の一つです。今回のアップデートにより、購買パターンモニタリングは、適切な情報を適切なタイミングで適切な担当者に届けることでを実現しました。

より多くの管理者が利用できることで、対応が迅速化でき、的確な意思決定が可能になります。レポートメールによって見落としも防げます。今回のアップデートは、購買依頼者が、組織の購入状況をスムーズに管理できるよう設計されています。

使用開始方法

購買パターンモニタリングは、プライムビジネス Unlimitedプランの会員が利用できる機能です。プライムビジネスについてはこちらをご覧ください。

より使いやすくなった購買パターンモニタリングダッシュボードをぜひお試しください。