愛知海運株式会社

電子帳票をAmazon ビジネスが10 年間保管してくれる

愛知海運株式会社（以下、愛知海運）は、愛知県の貿易港３港すべてで貨物を取り扱う県内唯一の事業者です。コンテナ輸送が中心の名古屋港に加え、バラ貨物を扱う三河港／衣浦港でも活動しており、バイオマス発電向けの燃料など再生可能エネルギーとのかかわりが深く、環境経営にも注力しています。また、2023年には環境に配慮した資源循環型社会の実現に向け、中部電力グループとともに使用済み太陽光パネルのリサイクル事業を開始しています。

基幹システムは長く使ってきたものですが、法改正や規制改定にあたって必要な仕組みも出てきます。近くは、軽減税率対応で、経理系をパッケージソフトに刷新。同時に楽楽精算を導入し、経費の精算方法を変えました。その際に、勘定科目の内訳を現場がわかりやすいように整理しています。

2024年、電子帳簿保存法改正に伴い、立替経費の精算方法が変わりました。オンライン購入の立替精算の場合、個人に届いたメールが原本になるため、購入した人がそれをPDF化して提出し、会社に保管する必要が出てきたのです。従来のままのプロセスでは、現場担当者の負担が増えるため、改善策を検討する中で浮上したソリューションが、Amazonビジネスでした。

Amazonビジネスの場合、電子帳票をAmazonビジネスが10年間保管してくれます。また、適格請求書が発行可能な事業者との取引であるかどうかを事前に判断できます。さらに、Amazonビジネスの購買では、経費精算プロセスも削減されます。

ところが、全社展開にあたり大きな壁がありました。業務に不可欠な布テープの存在です。現場で使う布テープには、適度な粘着力が求められます。弱いと剥がれてしまい、強すぎると軍手にも粘着してスムーズに作業できないためです。とはいえ、消耗品であり、価格が適正である必要もあります。その時Amazonビジネスで探したラインアップには、要望を満たす商品を見つけることは出来ませんでした。

そこで、Amazonビジネスの担当者は、仕入れ担当部門に協力を要請し、代替品を調査しました。複数の候補を選定し、本来はまとまったロットで販売する商品を小ロットで限定販売し、それらを各現場で実際に試してもらうことにしたのです。結果、日東電工製の布テープが、現場からお墨付きを得ることができました。

現場が本当に必要なものを買える場所にしたい

全社展開が完了したのは2024年8月です。以前の間接材購入先の利用は、導入後1か月で50％以下になり、数か月以内に可能な限りAmazonビジネスに置き換える方針です。なお、すでに事務用品はすべてAmazonビジネスに置き換わっています。

「予想を上回るペースです。立替精算になっても仕方ないと想定していたものもありましたが、たとえば空調服もAmazonビジネスで良い商品を買えました」（江崎氏）

買えるものをAmazonビジネスで買うという方針は、まだ浸透段階にありますが、すでに経費精算件数は半減しています。そして、実際に利用してみて、コストが下がったこともわかってきました。

江崎氏は、「タイムセールで買うと安いですね。Amazonビジネスの場合、カゴに入れて承認プロセスを走らせると価格が7日間ロックされるため、万一承認が遅れてもセール価格で買えます。これもAmazonビジネスのメリットでしょう」と話します。

また、同社は購買分析ダッシュボードに魅力を感じ、BusinessプライムはMediumプランを契約しました。購買データが集まれば、割高な商品を購入しているケースを抽出し、現場が「たとえ少し高くてもこの商品でなければならない理由」について把握できるようになります。安ければ良いのではなく、現場が求める商品の価値を把握し、現場が本当に必要なものを買える場所にしたいという思いがあります。

三室氏は、「喫緊の対応課題にも対処したことはもちろん、現場の負担を軽減しながら業務プロセスを改善することができました。さらに、コストも下がっています。弊社では社内で改善提案制度があります。これは、ある一定以上の価値を会社にもたらした取り組みが表彰されるのですが、Amazonビジネスの全社展開でチャレンジしてみたいと考えています」と現時点のプロジェクトを総括してくれました。