茗溪学園中学校高等学校

購買をAmazonビジネスへ切り替えて、紙の申請書の大半を廃止


茗溪学園は1979年創立以来、約40年にわたり培ってきた中高一貫教育プログラムを生かした国際理解教育を推進しています。2017年には国際バカロレア（IB）認定校となり、さまざまな教育機関や企業と連携した教育に取り組んでいるところです。

本校では教職員が授業や行事などで必要な物があれば担当教職員が申請書を提出し、購買部門で一括購入していました。この方法は立替精算に比べてガバナンスを効かせやすい反面、事務作業が煩雑で、必要な物が届くまで時間がかかります。こうした課題解決のために、2023年5月から購買の多くをAmazonビジネスへと切り替えました。

煩雑な紙の承認ワークフローをデジタルに置き換えて負担軽減

購買の運用を変更し、Amazonビジネスへ切り替えた効果は絶大で、購買担当者はルーティン業務の大半から解放されました。従来は購買業務の処理のためにパートさんにお手伝いいただく必要がありましたが、今は一人で十分こなすことができます。

以前は教職員が申請書を記入し、副校長や校長、事務長の決裁を受けたうえで購買部門に提出。購買部門はこの申請書に基づいて業者へ発注をするのですが、そこで書類に発注先や金額など、詳しい内容を記入する作業が発生します。手作業ですから当然、転記ミスも生じます。最終的に月末の支払いをする際に金額が合わないことがわかると、どこを間違えたのか、申請書と伝票を一つ一つ照合して誤りを探さなければならない。例えば画用紙を1セット買うだけでも、膨大な手間と時間がかかってしまうのです。さらに支払い期日が異なる場合もあるため、あるものは翌月払い、また別のものは翌々月払いと支払いの管理も複雑です。到底一人で処理できるものではありませんでした。

現在はAmazonビジネスによって、購買事務にかかる課題は解消しています。教職員が発注ボタンをクリックすれば購買担当者が内容を確認し、正式発注のボタンをクリックするだけ。いったん発注を押せば、在庫を一定期間仮押さえしてくれる機能も便利ですね。承認をする前に、在庫が切れてしまう心配がありません。

承認ワークフローは、予算グループを設定することで一部を簡略化しました。「申請書を複数人で回覧・押印し、そこから購買担当者が発注をかける」という作業をAmazonビジネスに置き換えたことで、教職員と購買担当者、両者の負担を大幅に軽減できたのです。

申請から納品までの期間を2週間から最短3日に短縮

教職員の立場からすると、Amazonビジネス導入前後では依頼から納品までのスピード感がまるで違います。以前は何か物が欲しいと思えば、まず各承認者のハンコが必要になっていたわけですが、ここにまず2～4日程度はかかっていました。購買担当者が発注をかけても品物がすぐには届かず、1週間近く待つのが当たり前。承認にかかる時間も含めると、依頼してから手元に品物が届くまで2週間近くかかっていました。それが今なら最短で3日で済みます。Businessプライムに加入したため、お急ぎ便や日時指定便が無料となっているのも助かります。

学校で使う物品は、理科の実験で使う試剤や部活動の備品、デジタル機器など多種多様ですが、Amazonビジネスでほぼすべて網羅できています。特に書籍を豊富に扱っている点が助かりますね。これまで在庫のない書籍は書店に発注するか、教職員がコーポレートカードを持って買い出しに行く必要がありましたが、今ではそうした手間がほとんどありません。

配送先住所を管理者が設定できる点も便利です。本校は校舎から離れた場所に食堂と学寮があり、それぞれに番地が異なります。これまでは学寮で使うものが校舎に届いたりと、校内で物品を受け渡す手間が生じていましたが、管理者が配送先を指定することにより、こうした配送ミスを防ぐことができます。

購買活動の効率化にとどまらず、学校業務の改革推進・子どもの学びのさらなる支援に

コロナ禍を経て学校教育は大きく変化しています。授業の目的やそのあり方が見直され、今までと同じ方法は通用しなくなっていくでしょう。すでに授業に新しい試みを取り入れたり、既存のシステムを改善しようとする模索が始まっています。であれば、教職員をサポートする購買業務も進化していくべき。Amazonビジネスの導入はまさに最適なタイミングでした。

Amazonビジネスは購買を効率化するソリューションですが、改善効果は購買事務にとどまりません。教職員の事務負担が減れば、生徒に向き合ったり、授業計画を練る時間が生まれます。また必要な物が必要なタイミングで調達できる環境があれば、あるアイデアを実行し、検証して再度試してみるといったサイクルを回しやすくなります。Amazonビジネスによる購買の効率化を進めることが、最終的にはより良い教育として生徒へ還元されると確信しています。